Voilà mon deuxième bilan bouclé avec la tenue intégrale de la comptabilité sur Openflyers. Cela tient un peu du parcours du combattant compte tenu du manque de convivialité du progiciel - pour la partie comptable s'entend.
Le but est bien sûr d'éviter la duplication ou la recopie de données que nécessite la gestion des réservation et éventuellement des vols en utilisant en parallèle un logiciel comptable.
J'utilise donc OF du 1er Janvier au 31 Décembre pour la saisie des vols (réalisée au fil de l'eau par les pilotes), pour la saisie des factures fournisseurs et des remises de chèques ou espèces (travail du trésorier) - je dois ajouter que la passerelle VPC permettant d'accepter les paiements par CB fonctionne très bien avec notre banque (CIC).

Voici, en préalable, la méthode que j'ai utilisé :
Tout d'abord il faut signaler que le montage du bilan est totalement indépendant de la clôture et que cette dernière n'est nullement nécessaire pour mener l'opération à bien. Au contraire, il faudra mettre à jour certains comptes avant de faire la clôture.
La première chose (quelque peu fastidieuse, mais une fois pour toutes) c'est de transférer (ou créer) le plan comptable, et créer les comptes de bilan qui ne sont pas créés par défaut, par classe : de 1 capitaux propres, 2 immo, 3 stock, 4 tiers, 5 trésorerie. (les comptes 6 charges et 7 produits constituent le compte de résultat qui sont remis à zéro au 1er jour de l'exercice - report à nouveau = 0). N'importe quel comptable pourra vous donner les indications nécessaires.
Les points délicats pour les non initiés sont le calcul des amortissements qui se fait chaque année en fin d'exercice (pour les locaux, mes matériels c'est linéaire, le même montant chaque année). Pour les avions, j'ai crée les comptes correspondants amort moteur, amort hélice qui eux sont calculés en fonction des heures effectuées dans l'année).
Le passage de la compta au bilan se fait par une BALANCE GLOBALE éditée à partir d'OF (la requête correspondante est dispo sur le wiki, il faut juste paramètrer la date de fin d'exercice). En théorie on pourrait récupérer directement les données exportées sur excel mais personnellement je préfére saisir la balance "manuellement" dans un fichier Excel que j'ai mis un certain temps à mettre au point:
Classeur 1 : plan comptable, c'est dans ce dernier qu'il faudra recopier le solde de chaque compte. La vérification de cohérence est simple, la totalité des crédits doit égaler la totalité des débits, sinon, il y a un problème dans votre compta... mais c'est un autre débat.
Classeur 2 : c'est le compte de résultat : détail et total des comptes 7, détail et total des comptes 6. Le compte de résultat est égal à 7 (produits) - 6 (charges), en tenant compte du signe : c'est à dire si 6 supérieur à 7, c'est une perte, sinon c'est un bénéfice, cela va de soi.
Classeur 3 : le bilan actif
Classeur 4 : le bilan passif
Bien sûr, quand la feuille est au point tout se calcule en automatique une fois la balance saisie. Il faut d'ailleurs mieux protéger en écriture toutes les cellules sauf celles de la colonne D et C du classeur 1.

Maintenant, quelques remarques à la volée sur OF :
- Avant de saisir un flux, bien vérifier la date (par défaut, ce devrait être la date du jours, mais souvent, je me suis retrouvé avec des dates erronées)
- d'une manière générale les données sont trop disséminées et l'accès peu intuitif.
notamment pour la clôture :
pour les vols : liste des vols, valider les vols sélectionnés
pour les flux : valider les flux
pour chèques, espèce, caisse : compte, pointer, chèques etc...
pour les achats : liste des factures fournisseurs, valider
Enfin le produit est relativement jeune et demande à mûrir. Cela dit, je suis sûr que je gagne encore du temps en gérant la globalité de l'aéroclub avec OF, plutôt qu'en gérant les vols d'un côté et la compta d'un autre. Tout est centralisé et accessible par internet, c'est un plus très appréciable pour décentraliser les opérations...
Voilà à ce jour ce que je peux dire sur cette expérience.

Très bien. Moi aussi j'utilise OF pour la comptabilité depuis 3 ans. La première année, en double avec un logicel comptable. Et depuis, avec OF tout seul.
Effectivement, ce n'est pas toujours très simple, mais c'est pratique de n'avoir qu'un seul outil.

Pour éviter d'avoir à refaire ce que d'autres ont déjà créé, peut-être pourriez-vous proposer, à ceux qui sont intéressés, le fichier Excel que vous avez mis au point, sachant que chacun aura à adapter le classeur 1 à son propre plan comptable.

Merci.

Marc PONCIN
CAALB
LFLY