Bonjour,

Il y a bientôt un an, nous sommes passés avec grande satisfaction à la v2.0

Le tutoriel (http://wiki.openflyers.org/index.php/Tutorial2.0#Gestion_.2F_Export) indiquait concernant l'export de la compta :
>Gestion / Export
> * définir une date de début d'exercice comptable
> * Valider en cliquant sur "Ouvrir la saisie à cette date"
>Compte club
> La page ce ré-affiche avec les champs pour clôturer l'exercice. Vous avez un an avant de vous en préoccuper

Un an plus tard, je pense en effet qu'il est temps de m'en préoccuper. Il me semble d'autre part avoir lu dans ce forum qu'il fallait avoir exporté la compta pour pouvoir clôturer l'exercice.

Je n'ai rien trouvé à ce sujet dans le wiki. Est-ce que quelqu'un bien à l'aise avec le sujet pourrait décrire la marche à suivre afin que nous soyons prêts en début d'année pour clôturer et repartir au propre (logiciel à acquérir, coût, codifications à faire, etc.) ?

Merci.

Sadoche
Beta testeur OF
Quiberon Air Club

Bonjour

C'est pas encore écrit dans le wiki ;-) on va mettre le texte ci-dessous une fois les rubriques créées

Au préalable il est bon de dire qu'il n'y a pas urgence à faire la clôture. Le programme continue à fonctionner de la même façon, que la clôture soit fait ou pas. La différence est seulement sur la date de prise en compte des éléments. Le programme additionne ou soustrait tout les mouvements d'un compte qui sont postérieurs à la date de début d'exercice. Le fait de faire une clôture vous permettra toutefois de faire des opérations qui ne sont pas possible si des données sont dans l'exercice en cours (suppression d'un avion ou d'un compte par exemple)
Si vous avez un logiciel de comptabilité la clôture OF doit être faite après la clôture de votre compta, il vous sera possible de vérifier que votre A nouveaux est identique dans OF en allant dans "Admin/Rapports/Voir les rapports" (si vous avez mis la requête des A nouveaux disponible sur http://wiki.openflyers.org/index.php/Export_generator#Aditionnal_queries).
OF ne fait pas la comptabilité, il faut transférer les données dans votre logiciel de comptabilité. L'export est prévu pour Ciel Compta, EBP et SAGE si vous avez un autre logiciel regardez si il n'accepte pas un de ces formats ou alors utiliser le format .csv et le formater conformément à votre besoin.
Si vous n'avez pas de logiciel de compta il faudra qu'en même faire l'export et l'archiver sur votre disque dur car les données dans OF ne seront plus accessibles une fois la clôture effectuée

Rubrique "Clôture d'écritures"

Pour clôturer un exercice il faut :
- que toutes les écritures de l'exercice (vols + comptes) soient validés
- que tous vos comptes aient un compte d'export
- que les écritures soient exportés

Vous visualisez l'état de toutes ces étapes en allant dans le menu Admin/Comptes/Import-export. Au début de la pages vous avoir quelque chose comme cela
La 1ère écriture date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11758
La 1ère écriture VALIDEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 11648
La 1ère écriture NON VALIDEE date de 01/11/2008 18:15 et il y en a 110
La 1ère écriture EXPORTEE date de 02/01/2007 01:00 et il y en a 6300
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01/01/2008 01:00 et il y en a 5458
L'exercice comptable débute au 01/01/2008

Selon l'état de votre base vous pouvez clôturer ou non. Il faut définir la date de clôture et celle de début puis cliquer sur le bouton "Cloturer l'exercice puis ouvrir un nouvel exercice"
Pour un club qui a un exercice annuel les dates devrait être 31/12/2008 et 01/01/2009
Dans l'exemple ci dessus cela n'est pas possible car ils y a des écritures non exportées de 2008. Voir la rubrique "Exporter les écritures"

Rubrique "Exporter les écritures"

Dans le bas de la page Admin/Comptes/Import-export vous avez soit
- le message
Vous ne pouvez exporter car il y a des comptes sans valeur d'export :
Julien Julien (Pilote)
Dans ce cas le programme vous indique les comptes qui n'ont pas de compte d'export. Voir la rubrique "Créer des comptes d'export"

- soit un formulaire qui vous permet de faire les exports
Choisissez le format d'export et cocher la case "Marquer les écritures". Je vous conseille de faire un essai préalable sans la case de cochée et de lire le résultat avec un logiciel de texte.
Attention ne soyez pas trop gourmand dans les dates d'export, selon la taille de votre club et les mois chargés (15 jours à un mois doit être convenable). Si vous avez un fichier d'export dénommée index.php c'est que votre demande était trop forte

Rubrique "Créer des comptes d'export"

- Pour les comptes avion et club les comptes d'export sont à créer individuellement

Dans la page Admin/Comptes/Aeronef ou Comptes club cliquer sur l'icône Crayon pour Éditer le compte
Vous indiquer le compte d'export dans le champ Code comptable pour l'exportation

- Pour les comptes membre la méthode individuelle est aussi disponible mais peut être fastidieuse. 2 possibilités de renseignement groupé vous sont offertes

Dans la page Admin/Comptes/Membres/Type de compte cliquer sur le bouton "Gérer massivement les comptes d'export pour les comptes membres". Vous avez la possibilités de definir un pattern qui structurera vos comptes d'export en indiquant une racine et un complément variable en fonction d'un paramètre
On peux rajouter des wildcards suivants: :
- %LOGIN
- %MEMBER_NUM
- %LASTNAME
- %FIRSTNAME
- %ACCOUNT
- %AUTO_INCREMENT
Exemples :
411+%LOGIN vous créera un compte d'export 411fdupont,411fdupond,....
411+%MEMBER_NUM vous créera un compte d'export 411XXXXX,.... (l'intitulé XXXXXX est le champ Numéro de membre qui est inscrit sur la fiche personnelle de vos adhérents. A vous de vérifier l'unicité de cette valeurs)
411+%LASTNAME+substr(%FIRSTNAME,0,1) vous créera un compte d'export 411dupontf,411dupontt,....
411+%ACCOUNTE vous créera un compte d'export 41100045,4110005,.... Le numéro ACCOUNT est interne à OF et il sera unique
411+%AUTO_INCRENENT vous créera un compte d'export : 41100001, 41100002,....,4110000x

Enfin si vos numéros sont existants et que vous voulez les copier dans OF vous pouvez aller dans Admin/CLub/Imports/Initialisation des comptes. Il est possible d'importer un fichier .csv avec vos numéros, suivez les explications fournis sur cette page

Joël

Merci Joel de cette longue et rapide réponse, belle synthèse de bribes trouvées sur le forum.

Effectivement, il ne reste plus grand-chose à y rajouter avant de la mettre sur le wiki.
Je vais procéder à des exports d'essai, et je ferai part de mon expérience sur le wiki s'il y a des détails à compléter (en tant que "candide" dans ce domaine, au cas où il faudrait détailler certains raccourcis de vieux routier d'OF -), comme j'avais fait en son temps sur le tutoriel.

A bientôt,

Sadoche
Beta testeur OF
Quiberon Air Club

Bonjour,
Je réouvre ce sujet !

Fin janvier, je veux exporter la comptabilité pour faire une clôture mensuelle ( c'est le premier export depuis que je utilise OF20 - 1/1/09)
Bien que toutes les écritures soient validées, impossible d'effectuer l'export pour janvier ! message : [Il y a des écritures non validées]
alors que cette page affiche :

[La 1ère écriture date de 31-12-2008 01:00 et il y en a 710
La 1ère écriture VALIDEE date de 31-12-2008 01:00 et il y en a 710
Il n'y a aucune écriture NON VALIDEE
La 1ère écriture EXPORTEE date de 31-12-2008 01:00 et il y en a 6
La 1ère écriture NON EXPORTEE date de 01-01-2009 10:33 et il y en a 704
L'exercice comptable débute au 01-01-2009]

J'ai complété le bug : http://bts.openflyers.org/view.php?id=1372 déposé le 27-01-09 par 'agro' qui apparemment a le même soucis que le mien.

N'ayant, pour l'instant, pas de solution, pouvons nous continuer la saisie des vols et la comptabilité, sans compromettre la prochaine exportation lors de la clôture du mois de février ?

Merci

Admin LFSE
www.aeroclub-vosgien.com

Oui, vous pouvez toujours saisir des vols et des écritures comptable, cela ne compromettra pas les prochaines exportations. D'ailleurs, ce bug sera corrigé.